BUSINESS INTELLIGENCE – CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU KINH DOANH

TÍNH NĂNG

Công cụ BI là một loại ứng dụng công nghệ để thu thập, lưu trữ, phân tích, và cung cấp truy cập dữ liệu để giúp tổ chức, doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn. Các ứng dụng BI bao gồm các hoạt động của hệ thống hỗ trợ quyết định, truy vấn và báo cáo, chế biến phân tích trực tuyến (OLAP), phân tích thống kê, dự báo, và khai thác dữ liệu.

BI có một loạt các ứng dụng thương mại và phi thương mại, phổ biến nhất là việc phân tích các mô hình như doanh số bán hàng và các xu hướng chứng khoán, giá cả và hành vi của khách hàng để thông báo cho doanh nghiệp ra quyết định. Vì lý do này đôi khi BI còn được gọi là phần mềm hỗ trợ quyết định.

BI là một hệ thống báo cáo cho phép tổ chức,doanh nghiệp khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau về khách hàng , thị trường, nhà cung cấp, đối tác, nhân sự... và phân tích/sử dụng các dữ liệu đó thành các nguồn thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định.

Thông thường, đầu ra trong mỗi hệ thống ERP, CRM, HCM... là các dữ liệu đã sẵn sàng phục vụ việc phân tích. Tuy nhiên, đối với nhiều TC/DN, việc khai thác các dữ liệu này chưa được chú trọng nên chỉ dừng ở các yêu cầu kết xuất báo cáo nghiệp vụ đơn thuần của các phòng ban. Khá nhiều thông tin quan trọng cho người ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược đã bị bỏ qua do thiếu công cụ tổng hợp, phân tích, “móc nối” các dữ liệu này, hoặc do người lãnh đạo không nhìn nhận khả năng này nên không đặt ra yêu cầu với hệ thống CNTT. Xét ở góc độ đầu tư thì đây là sự lãng phí lớn. 
Với BI, DN dễ dàng có ngay thông tin phân tích quản lý, để trả lời các câu hỏi như: “KH quan trọng nhất của Doanh nghiệp hiện nay là ai?”; “Thị trường nào đang mang lại tỷ trọng lợi nhuận chính?”... BI không chỉ là một hệ thống hỗ trợ thông minh, giải pháp này có thể giúp doanh nghiệp đạt tới mục đích cao nhất của kinh doanh là tối ưu hóa lợi nhuận.

Có khá nhiều giải pháp quản trị như ERP (Hệ thống họach định nguồn lực DN), CRM (Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng) đã chạm đến các nhu cầu bức thiết này, tuy nhiên, ở góc độ khai thác của nhà quản trị, chúng vẫn chưa đủ thỏa mãn yêu cầu phân tích thông tin và hỗ trợ ra quyết định. Chính vì thế, BI thực sự là giải pháp tối ưu tiếp theo giúp DN đạt mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận bởi những giá trị sau : 

 Tiết kiệm chi phí : Thông thường để biết được lí do vì sao kết quả kinh doanh tháng này giảm so với tháng trước, NQT thường phải tìm hiểu qua nhiều kênh thông tin khác nhau từ phòng kế toán tới phòng kinh doanh.., nhiều khi tiêu tốn khá nhiều thời gian, nguồn lực. Còn với giải pháp BI, tận dụng ưu thế có thể phân tích sâu theo nhiều chiều, NQT có thể tìm ngay được nguyên nhân bị giảm doanh thu là do đâu, cụ thể vùng miền nào mà không cần nhờ đến bất cứ ai. Trong bối cảnh hiện nay, việc giúp DN truy xuất nhanh gọn thông tin được coi như một giải pháp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.

 Loại bỏ hàng kém hiệu quả : Bằng cách đo lường các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động chủ chốt (KPI - Key Performance Indicator) về số lần bảo hành, các mặt hàng bán chậm nhất hay số khách hàng mua và tổng doanh thu bán được từ những mặt hàng đó, BI còn giúp NQT biết được những mặt hàng kém hiệu quả, làm tiêu tốn nhiều chi phí cho các hoạt động hỗ trợ, tồn kho để từ đó ra quyết định loại bỏ hay cải tiến thành một sản phẩm mới.

 Nâng cao năng lực của nhân viên kinh doanh : Trong DN có nhiều kênh phân phối, nhiều chi nhánh đại lý, nhân viên kinh doanh được tổ chức thành nhiều cấp nên việc đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác thường khó khăn và tốn nhiều thời gian. Để đánh giá đúng phải dựa trên nhiều tiêu chí: doanh số, số khách hàng mới tìm được, và phải có trọng số riêng cho từng kênh bán hàng.. Với sự hỗ trợ của BI, NQT có thể đo lường nhiều tiêu chí đánh giá, từ đó có những quyết định thưởng phạt chính xác.

 Cũng cố và làm tăng sự hài lòng, lòng trung thành của khách hàng : Nắm bắt thông tin khách hàng ở nhiều góc độ khác nhau sẽ giúp DN phục vụ khách hàng tốt hơn. Hệ thống BI cung cấp cho DN cái nhìn tổng thể về khách hàng bằng cách phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống, thu nhập, doanh thu... để DN có thể cung cấp những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ hay có thể thiết kế những chương trình khuyến mãi, quảng cáo riêng cho những khu vực mà những đối tượng đó tập trung đông nhất.